Trong quá trình mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nhiều trường hợp doanh nghiệp phải lập bảng kê như: mua hàng dưới 200.000 đồng, mua hàng không có hóa đơn… Dưới đây là 06 mẫu bảng kê thường gặp khi mua bán hàng hóa, dịch vụ.
1. Mẫu Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng
Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
Trong trường hợp này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
2. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ thu mua vào không có hóa đơn
Trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, khoản chi của bên mua được tính vào chi phí được trừ nếu có lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC) kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp được quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Các khoản chi phí được trừ trong trường hợp này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý
Sau khi đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp và muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (theo mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) kèm theo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
4. Bảng kê quyết toán hóa đơn
Doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn từ cơ quan thuế, khi mua hóa đơn phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 39/2014/TT-BTC trong đó bao gồm Bảng kê quyết toán hóa đơn (theo mẫu số 3.12 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
5. Bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh trong trường hợp xuất hóa đơn chiết khấu thương mại
Trong trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì trên hóa đơn phải kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
6. Bảng kê bán hàng dùng khi xuất hóa đơn có số lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn thì người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như :
- Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số... Ngày... tháng.... năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC.