Những lỗi cần tránh khi dùng hóa đơn điện tử mà kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý để hạn chế tối đa rủi ro và tổn thất thời gian, chi phí cho đơn vị. Căn cứ theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp càn lưu ý 5 lỗi dễ gặp phải khi tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử...
CÁC LỖI CẦN TRÁNH KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỪ VÀ MỨC PHẠT:
1.Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ một trong các nội dung bắt buộc như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
Căn cứ theo Điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
2. Trường hợp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính) thì:
- Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp;
- Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Căn cứ theo Điểm b Khoản 1 Điều 6.
3. Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định hoặc Cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
4. Đối với hành vi tự in hóa đơn giả (trừ trường hợp do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn) và hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Căn cứ theo Điểm a Khoản 2 Điều 6.
=> Tất cả các trường hợp vi phạm trên đều buộc phải hủy các hóa đơn được in hoặc khởi tạo không đúng quy định.
NHỮNG LƯU Ý ĐỂ KHÔNG MẮC LỖI KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Nhằm hạn chế tối đa việc mắc lỗi trong quá trình khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Các nội dung bắt buộc như: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử phải đúng và đầy đủ.
- Trường hợp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đã đủ nội dung bắt buộc nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác thì phải lập tức khắc phục để hạn chế tối đa mức phạt.
- Thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đủ các điều kiện quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Tuyệt đối không khởi tạo và tự in hóa đơn giả
Trường hợp xác định hóa đơn tự in in ra là hóa đơn giả do lỗi khách quan của phần mềm tự in thì đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn bị xử phạt cảnh cáo. Các bên (đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn và đơn vị sử dụng phần mềm tự in hóa đơn) phải dừng ngay việc khởi tạo hóa đơn, kịp thời điều chỉnh, sửa chữa phần mềm tự in hóa đơn.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp uy tín, được nhiều người sử dụng: điều này sẽ hạn chế được những với những rủi ro từ việc tự in hoặc tự khởi tạo hóa đơn điện tử như đã kể trên.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ hóa đơn điện tử, được cơ quan thuế chứng thực và có uy tín trên thị trường.
- Trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Căn cứ theo Điểm g Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Nguồn: Internet.