Mặc dù, được khuyến khích và tuyên truyền sử dụng HĐĐT, song nhiều doanh nghiệp (DN) chưa áp dụng vì vẫn quen với cách thức dùng hóa đơn giấy. Ngoài ra, không ít DN gặp khó với HĐĐT, đồng thời thắc mắc về việc lưu hóa đơn chứng từ từ HĐĐT. Công ty TNHH Vina Poods Kyoei thắc mắc, khi chuyển đổi HĐĐT thành hoá đơn giấy để lưu chứng từ, người thực hiện chuyển đổi cần có giấy uỷ quyền để được ký vào vị trí của người chuyển đổi hay không? Đối với HĐĐT của nhà cung cấp khi chuyển đổi thành hóa đơn giấy để kẹp vào chứng từ thanh toán, vậy trên hoá đơn đó có bắt buộc để dòng hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT?
Tuơng tự, Công ty TNHH MTV Tổng công ty 28 băn khoăn, đối với đơn vị mua hàng vẫn đang sử dụng hoá đơn bán hàng theo mẫu tự in thì cách lưu trữ HĐĐT của người bán hàng như thế nào là hợp lệ? Có cần phải in hoá đơn chuyển đổi ký tên người bán và đóng dấu của Công ty ra bản giấy hay không? Cũng liên quan đến HĐĐT, một số DN cho biết, đến thời điểm này DN vẫn chưa rõ quy định định dạng file HĐĐT.
Giải đáp vướng mắc về HĐĐT cho DN, lãnh đạo Cục Thuế TPHCM cho biết, đối với các DN mua hàng có sử dụng HĐĐT thì cũng không cần chuyển đổi ra hoá đơn giấy mà dùng luôn HĐĐT để kê khai thuế. Tuy nhiên, nếu in HĐĐT thành hóa đơn giấy sẽ phải ghi rõ là hoá đơn chuyển đổi. Trường hợp, công ty chuyển đổi HĐĐT (bán ra, mua vào) sang hoá đơn giấy để phục vụ lưu trữ vào chứng từ kế toán bắt buộc trên hoá đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. Người thực hiện chuyển đổi không cần phải có giấy ủy quyền.
Hộ kinh doanh cũng dùng HĐĐT
Liên quan đến lưu trữ HĐĐT, ông Nguyễn Nam Bình - Phó cục trưởng Cục Thuế TPHCM cho biết, DN nhận HĐĐT từ các nhà cung cấp phải thực hiện lưu trữ các hóa đơn này bằng các hình thức đơn giản như sử dụng USB, ổ đĩa... để có thể tiện sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.
“Theo tôi, DN nên lưu giữ các hóa đơn một cách cẩn thận, tốt nhất nên lưu trữ ở hai nơi tránh trường hợp bị thất lạc sẽ không còn mã để truy cập. Bên cạnh đó, HĐĐT cũng phải lưu giữ để làm căn cứ cho DN thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định” - ông Bình chỉ dẫn.
Nhằm tạo thuận lợi cho DN khi sử dụng HĐĐT trong lúc lưu thông hàng hóa trên đường Cục Thuế TPHCM thông tin, muốn thuận tiện và tiết kiệm chi phí in ấn khi cần kiểm tra đột xuất đối với hàng hóa đang lưu thông DN có thể xuất trình HĐĐT trên các phương tiện như: iPad, điện thoại để trình báo các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, việc trình báo các hóa đơn này phải được thực hiện đầy đủ để cơ quan chức năng có cơ sở xác minh nguồn gốc hàng hóa.
Nguồn: Xaluan.com