Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong bài viết này, HoadondientuTrungkien sẽ giới thiệu đến quý khách nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý, ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi, cũng như hướng dẫn cách để quý khách chuyển đổi trên giao diện của HoadondientuTrungkien

Các bước để tạo hóa đơn chuyển đổi:
Thứ 1/ Nguyên tắc chuyển đổi
Thứ 2/ Điều kiện chuyển đổi
Thứ 3/ Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Thứ 4/ Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Thứ 5/ Cách chuyển đổi trong phần mềm HoadondientuTrungkien

Tại Khoản 1 Điều 12 quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy của thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính

Thứ nhất. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Thứ 2. Điều kiện chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Thứ 3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Thứ 4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”.

Thứ 5. Cách chuyển đổi trong phần mềm HoadondientuTrungkien

*Bước 1: Quý khách vào “Quản lý hóa đơn” -> “Danh sách hóa đơn chuyển đổi” -> Bấm “Tìm kiếm”

*Bước 2: Quý khách nhập nội dung tìm kiếm (Theo ngày, theo MST.. ) -> Quý khách bấm vào chức năng “chuyển đổi” ở số hóa đơn vừa tìm được như ví dụ minh họa