Để tiến hành ký số vào file văn bản cần phải có 2 yếu tố sau đây: Phần mềm Foxit Reader(trong hướng dẫn này sẽ dùng phần mềm Foxit Reader(Version 9.5.0) các doanh nghiệp có thể dùng các phần mềm khác đều được) và Chữ ký số (USB Token).
- Người nộp thuế cần tải phần mềm foxit reader (miễn phí) tại đây
- Sau khi tải về, giải nén rồi chạy file để cài đặt phần mềm.
Có thể mở các file Word như: Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, Biên bản hủy hóa đơn, Hợp đồng giao dịch, Đơn từ và nhiều văn bản khác... bằng Microsoft Office Word, sau đó lưu file Word thành file PDF và tiến hành thao tác theo trình tự như sau:
- Bước 1: Mở file bản khai/hợp đồng định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader, cắm usb chữ ký số vào máy tính.
- Bước 2: Từ thẻ Protect, chọn chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature... để mở chức năng ký văn bản.
- Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.
- Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign
- Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> chọn Save.
- Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã PIN để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
- Bước 7: Nếu nhập đúng mã pin của USB Token thì phần mềm sẽ tự động ký số vào văn bản, các doanh nghiệp sẽ thấy xuất hiện thông tin của doanh nghiệp ngay tại nơi các doanh nghiệp đã chọn sẽ ký vào ở bước 3, đến đây xem như là hoàn tất.
- Bước 8: Các doanh nghiệp có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.
*Lưu ý:
Hiện Foxit Reader version < 9.5.0 sẽ không có chức năng ký số, vì vậy các doanh nghiệp cần nâng cấp Foxit Reader lên version cao hơn bản 9.5.0 mới có hỗ trợ. Ngoài ra Foxit reader chạy trên hệ điều hành MAC và Linux hiện tại cũng chưa hỗ trợ chức năng ký số.
Sưu tầm và biên soạn.