Hướng dẫn lưu trữ hoá đơn điện tử mua vào bán ra

Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Về định dạng hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

Theo quy định trên thì file dữ liệu hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng XML và lưu trữ dưới dạng XML.

• Đối với bên bán

- Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;

- Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;

- Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

• Đối với bên mua

- Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;

- Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;