Đối với hóa đơn điện tử, khi quý khách lưu hóa đơn nhưng chưa duyệt ký thì có thể lưu bản nháp gởi cho khách hàng xem và chỉnh sửa thông tin bất kỳ lúc nào .
Nhưng khi đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện sai thì không chỉnh sửa được nữa, lúc này, quý khách cần làm động thái là tạo 1 hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn cũ (Trong hóa đơn mới có thêm dòng "Hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn số ................ Ngày.... Tháng.... Năm) đồng thời ký biên bản để lưu trữ giữa 2 bên.
Các bước để tạo hóa đơn điều chỉnh
Bước 1/ Từ mục "Quản lý hóa đơn" quý khách vào mục "Tạo hóa đơn điều chỉnh".
Bước 2/ Trong mục : "Tạo hóa đơn điều chỉnh" quý khách điền số hóa đơn cần điều chỉnh vào ô minh họa, và bấm "Tìm kiếm"
Bước 3/ Xác nhận thông tin
Theo điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:
"1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm".
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)".
Theo đó, chúng ta xét đến trường hợp sau đây:
TRƯỜNG HỢP:
MỘT TRONG 2 BÊN ĐÃ KÊ KHAI THUẾ
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng một trong các bên đã khai báo thuế thì không được hủy hóa đơn mà bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh được lập phải căn cứ biên bản ghi rõ sai sót được xác nhận của hai bên. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm, là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế GTGT đầu ra, đầu vào (nếu có).
Chức năng Chức năng "Tạo hóa đơn điều chỉnh" sẽ được quý khách sử dụng trong trường hợp này. Chức năng này sẽ này không xóa số hóa đơn cũ đi mà chỉ xuất lại hóa đơn mới, tờ hóa đơn xuất lại sẽ có nội dung điều chỉnh cho số hóa đơn cũ .
Quý khách lưu ý lần nữa: Phương án điều chỉnh sẽ tạo thêm 1 số hóa đơn nữa, và cả số bị sai và số hóa đơn vừa được tạo ra đều được đưa vào doanh thu, nên quý khách phải cân nhắc nội dung số hóa đơn vừa tạo ra là điều chỉnh tăng hay giảm cho phù hợp doanh thu.
* HƯỚNG DẪN TẠO HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH:
- Bước 1 : Từ mục "Quản lý hóa đơn" quý khách vào mục "Tạo hóa đơn điều chỉnh"
- Bước 2: Trong mục : "Tạo hóa đơn điều chỉnh" quý khách điền số hóa đơn cần điều chỉnh vào ô minh họa, và bấm "Tìm kiếm"
- Bước 3: Giao diện của thay thế hóa đơn xuất hiện, quý khách cần:
! Kiểm tra thông tin số hóa đơn, thông tin bên bán chính xác
! Điền lý do điều chỉnh
! Điền nội dung sau khi điều chỉnh
Sau đó bấm vào "Lưu hóa đơn"
- Bước 4: Ngay sau khi bấm vào nút "Lưu hóa đơn", 1 hóa đơn mới có nội dung hoàn toàn giống số hóa đơn bị sai sẽ được tạo ra. Lúc này, quý khách vào "Danh sách hóa đơn" để tìm và chỉnh sửa trực tiếp nội dung trên số hóa đơn vừa mới được tạo ra.
* CÁC TRƯỜNG HỢP TẠO HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH:
1/ Tạo hóa đơn điều chỉnh Mã số thuế bên mua: Trường hợp xuất sai MST của khách hàng và đã kê khai, quý khách cần làm hóa đơn điều chỉnh thì theo minh họa sau đây
2/ Tạo hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm giá trị hóa đơn:
Trường hợp cụ thể là ngày 01/01/2020 quý khách xuất bán ra hóa đơn số 30 có đơn giá là 1.000.000 nhưng đến ngày 01/05/2020 phát hiện đơn giá đúng phải là 900.000.
Lúc này, quý khách thực hiện tạo hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:
Lưu ý: Trong kỳ kê khai, quý khách cần lưu ý trừ (-) doanh thu tương ứng số tiền trong hóa đơn điều chỉnh giảm và cộng (+) doanh thu trong trường hợp tạo hóa đơn điều chỉnh tăng.
3/ Tạo hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm thuế suất:
Trường hợp cụ thể là ngày 01/01/2020 quý khách xuất bán ra hóa đơn số 30 với thuế suất là 0% nhưng đến ngày 01/05/2020 phát hiện đã xuất sai thuế suất, đúng phải là 10%
Lúc này, quý khách thực hiện tạo hóa đơn điều chỉnh tăng thuế suất như sau:
Lưu ý: Việc điều chỉnh hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử không thể thực hiện đơn phương mà phải thông báo và có biên bản xác nhận điều chỉnh kèm theo giữa 2 bên. Quý khách có thể tải “Biên bản điều chỉnh hóa đơn” dưới đây:
DOWNLOAD