Với tốc độ phát triển của nền công nghệ thông tin thời 4.0 hiện nay, hầu hết hoặc đôi lần, thậm chí có thể rất nhiều lần chúng ta nhận được lời đề nghị về việc nhận thông tin hóa đơn điện tử về email, tin nhắn, số điện thoại... từ nhà cung cấp hay các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ... Vậy câu hỏi đặt ra là hóa đơn đó có hợp pháp - hợp lệ hay không?
Điều cần làm sau khi nhận được hóa đơn điện tử là chúng ta nên tra cứu ngay xem nhà cung cấp, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ đó có thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế không, và đây là các bước để bạn kiểm tra, nhằm bảo vệ mình trước khi có thể gặp những rắc rối về kê khai khấu trừ thuế nếu có xảy ra...
1. Truy cập Website Tra cứu hóa đơn
Bước 1: Truy cập Website Tra cứu hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ:
http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
- Chọn phần Thông tin hóa đơn chọn tiếp "Tra cứu một hóa đơn"
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”
- Người thực hiện chọn mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.
Chú ý: Nếu chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn”, cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu.
- Điền đầy đủ thông tin, đặc biệt thông tin có dấu (*) vì đây là thông tin bắt buộc phải điền.
- Bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử
Kết quả sẽ hiện ra với 2 nội dung chính:
- Thông tin tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ
- Thông tin hóa đơn phát hành
Nếu thiếu một trong hai thông tin trên, hóa đơn điện tử chúng ta đang tra cứu là hóa đơn không hợp pháp.
1. Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử chưa hợp pháp
- Kiểm tra đối chiếu lại với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ để xác nhận hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa. Nếu tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ đã phát hành, cần chụp ảnh thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung ứng dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để cơ quan Thuế chấp nhận.
Cơ quan thuế luôn update thông tin các tổ chức, chi nhánh, cá nhân thuộc diện bỏ trốn, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn hay sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nhưng việc công khai danh tính có phần không kịp thời do để xác định những đối tượng này cần phải tiến hành theo trình tự thủ tục, đồng thời phải có sự phối hợp theo dõi, báo cáo qua lại giữa các cơ quan quản lý và các cơ quan chức năng có liên quan nên việc xác định hoạt động có "ma" hay không còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng sự mong mỏi của người dân trong hoạt động kinh tế xã hội phát triển nhanh chóng như hiện nay.