Trong bài viết này, Hóa đơn điện tử Trung Kiên sẽ Hướng dẫn về việc xử lý nếu phát hiện sai sót sau khi đã xuất hóa đơn điện tử và gởi đến khách hàng
Hóa đơn điện tử đang ngày phổ biến bởi những tiện ích của nó, việc sai sót khi lập HDDT cũng khó xảy ra vì quý khách có thể lưu hóa đơn nháp gởi cho KH xem trước, tuy nhiên sai sót không phải là không xảy ra, trong bài viết này, Trungkien-Invoice sẽ giải đáp thắc mắc về việc xử lý hóa đơn sai này.
Theo điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:
"1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm".
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)".
Theo đó, có thể chia làm 2 trường hợp sau đây:
TRƯỜNG HỢP 1: CẢ 2 BÊN CHƯA KÊ KHAI THUẾ
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng hai bên chưa khai báo thuế thì bên bán và bên mua được lập biên bản ghi rõ sai sót để hủy hóa đơn; Đồng thời bên bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (HĐ sai sót) kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng". Hóa đơn hủy phải được lưu trữ và được khai báo vào mục "xóa bỏ" (cột 14, 15 mẫu BC26/AC) khi khai báo thuế.
Chức năng "Tạo hóa đơn thay thế" và Chức năng "Tạo hóa đơn xóa bỏ" sẽ được quý khách sử dụng trong trường hợp này. Cả 2 chức năng này đều sẽ xóa bỏ số hóa đơn cũ đi và xuất lại hóa đơn mới thay thế, nhưng với chức năng Xóa bỏ thì đơn giản hơn so với chức năng Thay thế.
* HƯỚNG DẪN TẠO HÓA ĐƠN XÓA BỎ VÀ HÓA ĐƠN THAY THẾ:
1/ TẠO HÓA ĐƠN XÓA BỎ:
- Bước 1: Từ mục "Quản lý hóa đơn" quý khách vào mục "Tạo hóa đơn xóa bỏ"
- Bước 2: Trong mục : "Tạo hóa đơn xóa bỏ" quý khách điền số hóa đơn cần xóa bỏ vào ô minh họa, và bấm "Tìm kiếm"
- Bước 3: Giao diện của xóa bỏ hóa đơn xuất hiện, quý khách kiểm tra thông tin số hóa đơn, thông tin bên bán chính xác. Sau đó bấm xác nhận và xóa bỏ hóa đơn
Note: Sau khi xóa bỏ hóa đơn:
- Tình trạng hóa đơn sẽ hiển thị là "Xóa bỏ"
- Lúc này, quý khách chỉ xem và không thể gởi mail cho khách và sử dụng nó
- Số hóa đơn đã xóa bỏ sẽ được liệt kê trong mục xóa bỏ (cột 14, 15 mẫu BC26/AC)
Lưu ý: Việc xóa bỏ hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử không thể thực hiện đơn phương mà phải thông báo và có biên bản xác nhận xóa bỏ và thu hồi hóa đơn giữa 2 bên. Quý khách có thể tải “Biên bản hủy hóa đơn” dưới đây
2/ TẠO HÓA ĐƠN THAY THẾ:
Các bước tạo hóa đơn thay thế giống với tạo hóa đơn xóa bỏ, chỉ khác là nội dung của hóa đơn thay thế sẽ có thêm dòng "Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số ......... Ngày/tháng/năm"
TRƯỜNG HỢP 2: MỘT TRONG 2 BÊN ĐÃ KÊ KHAI THUẾ
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng một trong các bên đã khai báo thuế thì không được hủy hóa đơn mà bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh được lập phải căn cứ biên bản ghi rõ sai sót được xác nhận của hai bên. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm, là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế GTGT đầu ra, đầu vào (nếu có).
Trong trường hợp này, quý khách vào mục "Quản lý hóa đơn" -> "Tạo hóa đơn điều chỉnh" và làm theo hình ảnh minh họa.
Lưu ý: Cũng như trường hợp trên, việc lập biên bản ghi nhận sai sót hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của bên mua và bên bán hoặc biên bản phải được in ra giấy có chữ ký xác nhận hai bên nếu bên mua không đăng ký chữ ký điện tử. Quý khách có thể tải về "Biên bản điều chỉnh hóa đơn" dưới đây