1. Căn cứ Điều 17 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn:
“1. Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm). Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2. Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn (từ số... đến số...)); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hóa đơn ủy nhiệm (nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử); phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
3. Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm. Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, chậm nhất là ba (03) ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn..
4. Bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
5. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm lập hóa đơn, hai bên phải xác định bằng văn bản và bên nhận ủy nhiệm phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ.
6. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn (trong đó có các hóa đơn ủy nhiệm) hàng quý theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn ủy nhiệm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ủy nhiệm.”
Trong văn bản ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo những yếu tố và nội dung theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Chính Phủ đảm bảo trong văn bản liệt kê thông tin hóa đơn điện tử gồm có:
– Hình thức hóa đơn, loại hóa đơn
– Ký hiệu hóa đơn
– Số lượng hóa đơn (Từ số…đến số…)
– Mục đích ủy nhiệm
– Thời gian tiến hành ủy nhiệm
– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm
– Họ và tên, chữ ký, con dấu (nếu có) của đại diện cho bên ủy nhiệm gửi cho bên nhận ủy nhiệm
2. Yêu cầu của các bên khi tiến hành ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:
a) Bên ủy nhiệm:
Bên ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần phải thực hiện những công việc dưới đây để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ luật định:
- Đơn vị ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần tạo lập văn bản pháp lý để xác nhận việc ủy nhiệm lập giữa hai bên.
- Gửi văn bản thông báo ủy nhiệm tới cơ quan thuế quản lý của mình chậm nhất là 03 ngày trước khi bên được ủy nhiệm tiến hành tạo lập hóa đơn.
- Thời điểm hết thời hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định ủy nhiệm trước thời hạn thì hai bên tiến hành xác định và thông báo bằng văn bản. Chỉ khi văn bản này có hiệu lực thì quyết định chấm dứt thời gian ủy nhiệm mới chính thức có hiệu lực.
- Lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm.
- Báo cáo hàng quý về việc sử dụng, khởi tạo, chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
b) Bên nhận ủy nhiệm:
Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử sau khi nhận được yêu cầu từ bên ủy nhiệm sẽ tiến hành những công việc như sau:
- Tiến hành khởi tạo hóa đơn cho bên ủy nhiệm theo đúng quy định.
- Gửi thông báo nhận ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên.
- Niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
- Khi hết thời gian nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm tiến hành tháo bỏ ngay những bảng thông báo đã niêm yết tại nơi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
- Báo cáo tổng kết định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm.
3. Lưu ý quy trình ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:
Để việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đúng với luật định và được nhanh chóng, các bên liên quan cần lưu ý một số điểm sau:
- Hóa đơn điện tử được lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm.
- Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm như hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
- Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.
- Đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo và xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.
- Bên ủy nhiệm lập hóa đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn ủy nhiệm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ủy nhiệm.
- Không tiến hành uỷ nhiệm việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh.
- Các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không có quyền nhận ủy nhiệm lập hóa đơn.
Nguồn: Internet.