Đối với hóa đơn điện tử, khi quý khách lưu hóa đơn nhưng chưa duyệt ký thì có thể lưu bản nháp gởi cho khách hàng xem và chỉnh sửa thông tin bất kỳ lúc nào .
Nhưng khi đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện sai thì không chỉnh sửa được nữa, lúc này, quý khách cần làm động thái là tạo 1 hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ (Trong hóa đơn mới có thêm dòng "Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số ................ Ngày.... Tháng.... Năm) đồng thời số hóa đơn sai sẽ bị xóa bỏ đi.
Các bước để tạo hóa đơn thay thế
Bước 1/ Từ mục "Quản lý hóa đơn" quý khách vào mục "Tạo hóa đơn thay thế".
Bước 2/ Trong mục : "Tạo hóa đơn thay thế" quý khách điền số hóa đơn bị thay thế vào ô minh họa, và bấm "Tìm kiếm"
Bước 3/ Xác nhận thông tin
Theo điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:
"1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm".
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)".
Theo đó, chúng ta xét đến trường hợp sau đây:
TRƯỜNG HỢP: CẢ 2 BÊN CHƯA KÊ KHAI THUẾ
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng hai bên chưa khai báo thuế thì bên bán và bên mua được lập biên bản ghi rõ sai sót để hủy hóa đơn; Đồng thời bên bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (HĐ sai sót) kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng". Hóa đơn hủy phải được lưu trữ và được khai báo vào mục "xóa bỏ" (cột 14, 15 mẫu BC26/AC) khi khai báo thuế.
Chức năng Chức năng "Tạo hóa đơn thay thế" sẽ được quý khách sử dụng trong trường hợp này. Chức năng này sẽ xóa bỏ số hóa đơn cũ đi và xuất lại hóa đơn mới, tờ hóa đơn xuất lại sẽ không liên quan gì đến hóa đơn đã xóa bỏ .
* HƯỚNG DẪN TẠO HÓA ĐƠN THAY THẾ:
- Bước 1:
Từ mục "Quản lý hóa đơn" quý khách vào mục "Tạo hóa đơn thay thế"
- Bước 2: Trong mục : "Tạo hóa đơn thay thế" quý khách điền số hóa đơn cần xóa bỏ vào ô minh họa, và bấm "Tìm kiếm"
- Bước 3: Giao diện của thay thế hóa đơn xuất hiện, quý khách cần:
! Kiểm tra thông tin: số hóa đơn, thông tin bên bán chính xác
! Điền lý do thay thế : Nội dung này quý khách chỉ cần điền vắn tắt, chung chung
! Điền nội dung sau khi thay thế: Nội dung này quý khách chỉ cần điền vắn tắt, chung chung
Sau đó bấm vào "Lưu hóa đơn"
- Bước 4: Ngay sau khi bấm vào nút "Lưu hóa đơn" thì 1 hóa đơn mới có nội dung hoàn toàn giống số hóa đơn bị sai sẽ được tạo ra. Lúc này, quý khách vào "Danh sách hóa đơn" để tìm và chỉnh sửa trực tiếp nội dung trên số hóa đơn vừa mới được tạo ra.
Note: Sau khi tạo hóa đơn thay thế:
- Trạng thái của số hóa đơn bị sai sẽ hiển thị là "Thay thế", lúc này, quý khách chỉ xem và không thể gởi mail cho khách và không sử dụng nó cho kê khai.
- Số hóa đơn đã bị sai sẽ được liệt kê trong mục xóa bỏ (cột 14, 15 mẫu BC26/AC)
Lưu ý: Việc thay thế hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử không thể thực hiện đơn phương mà phải thông báo và có biên bản xác nhận xóa bỏ và thu hồi hóa đơn giữa 2 bên. Quý khách có thể tải “Biên bản hủy hóa đơn” dưới đây:
DOWNLOAD
Quý khách xem thêm hướng dẫn tạo hóa đơn xóa bỏ tại đây
Quý khách xem thêm hướng dẫn chi tiết xuất hóa đơn điện tử tại đây