Mỗi quý, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cho việc bán hàng hóa, dịch vụ đều phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ kê khai không sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn điện tử, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử ghi số lượng hóa đơn điện tử sử dụng bằng không (=0).

Thời gian nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn điện tử; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thì bị chuyển sang hình thức mua hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng, kể từ ngày thành lập hoặc chuyển sang diện mua hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Và, do đó, trong trường hợp này, doanh nghiệp phải chuyển từ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quý thành Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo tháng.

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Hết thời hạn 12 tháng, cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo tháng.

Trường hợp doanh nghiệp nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì đương nhiên doanh nghiệp không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có hai loại hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn điện tử mua của cơ quan thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trong cùng một báo cáo. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp đặc biệt sau:

- Khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu (nộp cùng hồ sơ quyết toán thuế).

- Chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp (nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đi).

Đối với hóa đơn điện tử thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn điện tử tiền điện, hóa đơn điện tử tiền nước, hóa đơn điện tử thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì không phải báo cáo đến từng số hóa đơn điện tử mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn điện tử, trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn điện tử còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn điện tử chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nguồn: Thuvienphapluat.vn