Khi lập sai hóa đơn giấy vì một lỗi khá nhỏ như viết sai số tiền bằng chữ và phát sinh nhiều thủ tục khác như hủy hóa đơn giấy viết sai, phải lập hóa đơn giấy thay thế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử… Vì vậy, kế toán có thể viết chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn giấy theo những quy cách sau...
Quy định chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, những chữ số được ghi trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử gồm những số tự nhiên từ 0 – 9 và được thể hiện bằng 02 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
– Thứ nhất: sau chữ số hàng nghìn, triệu tỷ hoặc tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Bên cạnh đó những chữ số sau hàng đơn vị cần đặt dấu chấm phẩu (,).
– Thứ hai, thực hiện dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy và sau chữ số hàng nghìn triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Cùng với đó, những chữ số sau hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán sẽ sử dụng dấu chấm (.).
"Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu chấm(.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị"
Đối với dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn giấy phải được ghi chi tiết và rõ sàng bẵng chữ và nội dung chữ không dẫn tới cách hiểu nhiều nghĩa nếu chữ không có dấu.
Quy định khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn giấy cũng cần có những lưu ý nhất định trong từng trường hợp, cụ thể:
– Thứ nhất, trường hợp chữ số tận cùng là 1 kế toán sẽ có 2 cách viết là “một” hoặc “mốt”. Viết là “một” nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 và viết bằng “mốt” nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
– Thứ hai, trường hợp số tận cùng là số 4 kế toán cũng có 2 cách viết là “bốn” (nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1) hoặc “tư” (nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2)
– Thứ ba, trong trường hợp số tận cùng là 5 cũng sẽ hai cách viết như là “năm” (nếu số hàng chục bằng 0), viết là “lăm” nếu nếu số hàng chục > 0 và nhỏ hơn hoặc là bằng 9.
Những lưu ý khi thể hiện số tiền lên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Có khá nhiều lỗi sai đơn giản mà nhiều kế toán gặp phải khi thể hiện trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử phải kể đến như:
– Lỗi do vùng miền, khi thể hiện số tiền bằng chữ nhiều kế toán viết nhầm giữa “l” và “n”. Để khắc phục được lỗi này, trước hết kế toán cần phải đọc đúng số và khi đọc đúng thì bạn mới có thể viết đúng và nhớ viết nháp rồi rà soát lại trước khi viết vào hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
– Thể hiện số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chữ “chẵn”, điều này vẫn được công nhận là hóa đơn giấy hợp pháp nhưng không cần thiết kế toán phải ghi 2 chữ này ở cuối.
Những lưu ý nhằm hạn chế khi viết sai số tiền như sau:
– Thực hiện liệt kê các hàng hóa dịch vụ tuân thủ đúng thứ tự từ lớn đến nhỏ và các định giá của từng hàng hóa dịch vụ và thực hiện viết các giá trị vào hàng đó.
– Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử nhờ khả năng tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, việc sử dụng cũng trở nên đơn giản hơn đối với hóa đơn giấy.
Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ có thể giúp cho kế toán nói chung và các doanh nghiệp nói riêng sẽ hạn chế được những lỗi sai không đáng có này đồng thời tiết kiệm được rất nhiều thời gian lãng phí để khắc phục sai sót, tham khảo ưu điểm mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ -TẠI ĐÂY.
Sưu tầm.