Trả lời: Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như quy trình bình thường.
1/ Giải đáp thắc mắc “doanh nghiệp còn hóa đơn giấy có sử dụng cùng lúc với hóa đơn điện tử được không?”
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC: “Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn. Cụ thể nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”
Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau hiện tại tiêu biểu là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, tuy nhiên doanh nghiệp phải đảm bảo trong suốt quá trình đăng ký, thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật, việc thực hiện thông báo phát hành hóa đơn có nhưng lưu ý quan trọng như sau:
+ Đối với hóa đơn giấy thì đầu tiên, doanh nghiệp cần phải làm công văn xin cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc đặt in hóa đơn giấy để sử dụng, và lưu trữ công văn của cơ quan thuế chấp thuận về việc đặt in hóa đơn giấy hay không và thực hiện tiếp các bước đăng ký thông báo phát hành hóa đơn giấy cho doanh nghiệp.
+ Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ bao gồm: "Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử" đã ký tên đóng dấu đầy đủ sau đó gộp với mẫu hóa đơn thành file "Phụ lục" đính kèm. Sau đó doanh nghiệp vào HTKK làm tiếp file "Thông báo phát hành hóa đơn" đuôi .XML thông báo phát hành hóa đơn và nộp cơ quan thuế.
Với mỗi hình thức sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải tiến hành kê khai, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi đến hạn kê khai, nộp thuế.
2/ Lưu ý khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Tuy nhiên khi sử dụng song song hai hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trong quá trình hoạt động cần có những lưu ý nhất định sau đây:
- Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại
- Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau. Chẳng hạn như, mặt hàng A doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy.
Doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng song song hai hình thức hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Tóm lại, doanh nghiệp có thể dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy tuy nhiên cần có một số lưu ý như trên nhằm tránh những vi phạm không đáng có.
Các bạn có thể tham khảo thêm những bài viết quan trọng sau đây:
>>>>> Bộ giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử cho bên bán HHDV.
>>>>> Bộ giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử cho bên mua HHDV.
>>>>> Cẩm nang sử dụng hóa đơn điện tử Trung Kiên.
>>>>> Hỗ trợ thao tác kê khai, nộp thuế trên thuedientu.gdt.gov.vn