Hỏi: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã xuất HDDT, DN xử lý thế nào?

Trả lời: Sau khi xuất hóa đơn và phát hiện sai sót thì chúng ta có những hướng xử lý sau đây, được chia làm 2 trường hợp:

TRƯỜNG HỢP 1: Phát hiện sai hóa đơn ngay sau khi gởi khách hàng xem bản nháp, chưa ký số.
- Như quý khách đã biết, đối với hóa đơn điện tử, sau khi quý khách nhập xong thông tin hóa đơn và bấm lưu thì hệ thống sẽ build 1 tờ hóa đơn hoàn chỉnh để quý khách có thể xem lại, cũng như có thể Lưu file gởi mail cho khách hàng xem trước. Nếu phát hiện sai trong trường hợp này, chúng ta có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin sai ngay lập tức.
TRƯỜNG HỢP 2: Trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và ký số thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp sau đây:

+ Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

- Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn xóa bỏ hoặc hóa đơn thay thế.
- Thủ tục lập hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn thay thế thực hiện như sau:
1/ Lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên về việc lập hóa đơn thay thế (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)
2/ Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…..Ký hiệu, ngày tháng năm”).
3/ Ký số và gửi lại hóa đơn thay thế cho khách hàng.

+ Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:

- Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin tiền hàng, mặt hàng thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
- Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
1/ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho đúng (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên).
2/ Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm”.
3/ Ký số và gửi lại hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý:

- Trường hợp khách hàng (bên Mua) không phải là Doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành làm điều chỉnh. Sử dụng văn bản cam kết là bản giấy, có chữ ký xác nhận của hai bên.